AVIS A MANIFESTATION D’INTERÊT POUR L’ACQUISITION

D’UN LOGICIEL COMPTABLE POUR LE COMPTE DU PROJET PAMEC-CEEAC

  1. Contexte
  2. Objectifs

Une Convention de financement d’un montant de 4 millions d’euros a été signée entre la Commission de l’Union européenne, la CEMAC et la CEEAC, pour financer le Programme d’Appui aux Mécanismes de Coordination et au renforcement des Capacités de la CEEAC/CEMAC pour la mise en œuvre et le suivi du Programme Indicatif Régional 10ème FED (PAMEC) de l’Afrique centrale.

Dans le cadre du programme, la CEEAC bénéficie d’une enveloppe de 2 Millions d'EUR pour accroître ses capacités institutionnelles en matière d’appropriation, d’intervention, d’échange d’informations et de coordination en vue de la mise en œuvre du PIR 10ème FED pour l’Afrique centrale.

Le présent avis est lancé en vue d’acquérir et de mettre à la disposition du projet PAMEC et de la Cellule d’Appui à l’Ordonnateur régional du FED (CAOR), un logiciel comptable performant et évolutif.

L’objectif principal est de disposer d’un logiciel comptable adapté à la gestion du PAMEC et permettant de générer des informations financières fiables à travers un reporting de qualité.

 

Les objectifs spécifiques sont :

-          Evaluer de manière exhaustive les besoins du PAMEC en matière d’informations financières en rapport notamment avec les dispositions de la Convention de financement;

-          Evaluer le système d’information financière existant au niveau des projets financés par l’UE pour en dégager les faiblesses et les éventuelles opportunités à prendre en compte dans le choix du logiciel;

-          Proposer un logiciel comptable adapté et évolutif qui tienne notamment compte des spécificités de la gestion desdits projets et des exigences de l’Union européenne en matière de qualité de reporting ;

-          Installer et paramétrer le logiciel au niveau de la Cellule d’Appui à l’Ordonnateur Régional du FED en vue de son exploitation ;

-          Fournir un manuel d’utilisation du logiciel et animer une formation afin d’assurer le transfert de compétences au profit d’un personnel désigné.

  1. Résultats

-          Un logiciel comptable adapté et prenant en compte les exigences de l’UE en matière de traçabilité de la gestion des fonds et de reporting est disponible ;

-          Un logiciel comptable web sécurisé pouvant être installé en réseau ou en monoposte au niveau de l’ensemble des quinze (15) projets et programmes à exécution nationale ;

-          Un personnel désigné est formé à l’utilisation dudit logiciel et maitrise parfaitement tous les contours ;

-          Un manuel d’utilisation est disponible

-          L’exploitation du logiciel a permis une amélioration significative de la qualité du reporting.

  1. Produits livrables

Le prestataire fournira un logiciel ayant les caractéristiques minimales ci-après :

  1. Le logiciel à fournir doit contenir au moins les modules ci-après :
  • Comptabilité générale, auxiliaires, analytique et budgétaire intégrées
  • Passation des marchés et gestion des contrats
  • Gestion des immobilisations
  • Gestion des décaissements
  • Gestion des stocks
  1. Le module de comptabilité générale doit comporter une fonction de rapprochement bancaire automatique ou/et manuelle. Il doit aussi permettre l’édition des journaux auxiliaires de :
  • Achats,
  • Avances ou fonds reçus ;
  • Banque,
  • Caisse,
  • Opérations diverses

Ce module doit également permettre l’édition d’un grand livre général et d’une balance générale de tous les comptes.   

  1. Le module de comptabilité analytique doit permettre après paramétrage, l’enregistrement des dépenses par activité et source de fonds.
  2. Le logiciel intégré doit permettre l’édition des formulaires FACE (Autorisation de Financement et Confirmation des Dépenses) pour les justifications et les demandes d’avances de fonds.
  3. Le système à mettre en place devra être bâti autour d’une architecture client-serveur permettant à au moins 6 personnes d’avoir accès suivant des profils paramétrables.
  4. Le logiciel devra être   multidevises et multi-utilisateurs et devra fonctionner sous toutes les versions Windows.
  5. L’UE privilégie les solutions en mode licence sans autre forme de redevance annuelle pour l’utilisation.

En plus de la fourniture, l’installation du logiciel et la formation des utilisateurs (prise en main du système), le prestataire doit fournir :

-          un guide d’utilisation du logiciel ;

-          un guide d’implantation et de paramétrage du logiciel ;

-          une copie du logiciel sur CD ;

-          Garanties (remplacement, contre les vices cachées ;

-          Modalités de la maintenance.

Il doit à la fin de sa mission déposer un rapport retraçant l’ensemble des travaux d’installation effectués avec notamment une emphase sur les difficultés rencontrées, les éléments clés à suivre dans le cadre du suivi périodique de l’exploitation.

  1. Profil du Prestataire
  2. Composition de l’offre

La prestation sera réalisée par un cabinet national ou international légalement reconnu ayant au moins cinq (05) références en matière de conception et de commercialisation de logiciels comptables utilisés par des projets et /ou programmes.

La responsabilité de l’exécution de la prestation, sera obligatoirement assumée par un expert diplômé ayant une expérience avérée en matière d’exploitation de logiciel comptable et d’audit des projets.

Le prestataire fournira une offre financière et une offre technique séparées. L’offre technique du prestataire devra contenir les pièces suivantes :

-          La preuve de la reconnaissance juridique,

-          Une présentation détaillée des fonctionnalités du logiciel proposé,

-          La qualification du personnel en charge du paramétrage du logiciel et de la formation des staffs désignés ;

-          La méthodologie à mettre en œuvre pour la conduite des différentes installations et formation ainsi que le planning d’exécution ;

-          Les références techniques, fournir au moins la preuve de deux prestations similaires soutenues par des attestations de bonne fin.

L’offre financière du prestataire doit être aussi détaillée que possible afin de permettre une bonne lecture de la structure des couts.

  1. Méthode d’évaluation des offres

Les offres techniques seront évaluées sur un total de 100 points et sur la base de la grille de notation ci-après :

-          Sécurité des données : 20 points

-          Méthodologie d’exécution de la prestation : 15 points

-          Qualification du personnel en charge de l‘exécution : 20 points

-          Références techniques du prestataire : 20 points

-          Délai d’exécution : 10 points

-          Engagements et support après-vente : 15 points

Seules les offres ayant obtenu une note au moins égale à 70 points sur le total des 100 points seront retenues pour une analyse financière.

La méthode d’évaluation qui sera utilisée est celle du meilleur rapport qualité/prix (score combiné).  

  1. Date limite et lieu de dépôt des offres

Les offres doivent parvenir au Régisseur du projet PAMEC au plus tard le vendredi 28 novembre 2014 à 13h00 heures locales et porter clairement la mention suivante : AMI n° 04/CEEAC/PAMEC/log.cptble/2014, à l’adresse mail : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.; Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.; Cc : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.; ou au siège de la CEEAC, sis au Haut de Gué Gué.

Pour tout renseignement supplémentaire, veuillez contacter :

Monsieur Pascal MOUSSAVOU M’BINA,

Coordonnateur Adjoint de la Cellule d’Appui à l’Ordonnateur Régional du FED.

Secrétariat général de la CEEAC

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