Programme d'appui pluri-institutionnel de l'UA au renforcement des capacités des CER Coordonné par l'Agence de développement de l'UA-NEPAD (AUDA)

Termes de référence – Élaboration des procédures opérationnelles normalisées du Secrétariat général de la CEEAC pour la mise en œuvre efficace de la Vision 2025 de la CEEAC et de l'Agenda 2063 de l’UA

 

HISTORIQUE

La CEEAC a été créée le 18 octobre 1983 par les membres de l'Union douanière et économique de l'Afrique centrale (UDEAC) et de la Communauté économique des États des Grands Lacs (CEPGL) (Burundi, Rwanda et alors Zaïre), ainsi que par Sao Tomé et Principe. L'Angola est resté observateur jusqu'en 1999, date à laquelle il est devenu membre à part entière. La CEEAC est un pilier de la Communauté économique africaine (AEC) et a signé le Protocole sur les relations entre l'AEC et les autres Communautés économiques régionales en octobre 1999.

Le mandat de la CEEAC est de développer l'intégration physique, économique et monétaire de la sous-région et de renforcer la capacité de la région à maintenir la paix, la sécurité et la stabilité, ainsi que de favoriser le développement et la capacité d'analyse, l'intervention politique, les initiatives entrepreneuriales, la communication et la négociation collective.

Le fonctionnement du Secrétariat est guidé par le Plan stratégique à moyen terme (PSMT) 2016-2020 de la CEEAC et son plan d’actions prioritaires. Le plan stratégique 2016-2020 traduit les objectifs et aspirations des citoyens de la Communauté, tels que contenus dans l’énoncé de la Vision 2025. Il prend appui sur un état des lieux de la région, fondé sur une analyse pertinente et objective des indicateurs reconnus, pour définir les axes stratégiques et les actions prioritaires qui sont mis en œuvre dans le cadre de l'Agenda 2063 de l'Afrique. Le Secrétariat de la CEEAC subit également des changements au titre de la réforme institutionnelle à l'échelle de l'UA sous la direction de S.E. le Président Kagame, d'où la nécessité de mettre en place des procédures opérationnelles normalisées fondamentales.

Sur la base de l'exercice de cartographie et de cadrage du développement des capacités de 2013 entrepris à la CEEAC, qui fait partie intégrante du Programme d'appui pluri-institutionnel de l'UA au renforcement des capacités des CER, et du Plan ultérieur 2015-2025 pour la mise en œuvre du développement des capacités des CER, l'AUDA-NEPAD a tenu à la CEEAC une réunion technique de renforcement des capacités institutionnelles pour évaluer davantage ses besoins en capacités à court terme en 2018. A l'issue de cette session, l'élaboration de procédures opérationnelles normalisées (SOP) pour le Secrétariat général de la CEEAC a été identifiée comme une priorité clé pour l'adoption d'une approche de gestion axée sur les résultats (RBM), fondée sur le rendement et les résultats.

En outre, dans le cadre du programme d'appui, l'AUDA-NEPAD aide actuellement le Secrétariat général de la CEEAC à mettre au point un progiciel de gestion intégré (ERP-PGI) qui couvre les finances, les achats, les ressources humaines et la gestion du cycle des projets. Son plan directeur sera élaboré au cours du premier trimestre de 2019 et devrait être mis en service d'ici le deuxième trimestre.

OBJECTIFS

L'objectif principal de la mission est de développer un ensemble de procédures holistiques, normalisées, cohérentes et explicites pour guider les systèmes des finances, des ressources humaines (RH) et des achats, ainsi que la gestion du cycle des projets etc.. dans la réalisation du mandat du Secrétariat de la CEEAC en ce qui concerne l'intégration régionale. Les procédures opérationnelles normalisées visent à favoriser un équilibre entre l'efficacité et le respect des procédures établies par la CEEAC, conformément aux normes internationales agréées. Le SOP contribuera à assurer la cohérence des opérations de la CEEAC et à maintenir le contrôle de la qualité des processus pour une production efficace des résultats grâce à la conformité et à la responsabilisation.

RESPONSABILITÉ PRINCIPALE ET DESCRIPTION DES SERVICES

Le consultant doit produire des procédures d'exploitation normalisées à valeur ajoutée, pratiques, souples et harmonisées à l'échelle internationale, qui comprendront, sans toutefois s'y limiter, les modules suivants :

  • Comptabilité financière ;
  • Comptabilité de gestion ;
  • Gestion du cycle d'approvisionnement (flux de travail et autres meilleures pratiques) ;
  • Gestion des ressources humaines ;
  • Administration, dont les TIC et les services de gestion des actifs ;
  • Gestion du cycle des programmes/des projets ;
  • Comptabilité budgétaire ;
  • Suivi-évaluation
  • Éthique, lutte contre la corruption ;
  • Gestion des risques d’entreprise ;
  • Mobilisation des ressources (dont la gestion du portefeuille des partenaires au développement) ;
  • Gestion du protocole et des questions diplomatiques ;
  • Liens avec des bureaux à l'extérieur de la CEEAC ; et
  • Les SOP seront rédigées en anglais et en français et publiées à au moins 500 exemplaires et copies électroniques (en format Word).

Les SOP mentionnées ci-avant doivent refléter les qualités et exigences suivantes :

  • Les procédures opérationnelles normalisées devraient en principe s'inspirer des normes IPSAS (International Public Service Accounting Standards) et les normes de l'Union africaine, afin d'infuser l'élément de «flexibilité» à l'instar des autres Communautés économiques régionales ;
  • Les SOP serviront de base de référence pour l'élaboration du plan directeur du PGI, qui portera sur les finances, l'administration, les ressources humaines, la gestion des achats et de l'approvisionnement et la gestion du cycle des programmes. En outre, le POS couvrira également le cadre juridique, le suivi et l'évaluation, la gestion des connaissances, la communication, la mobilisation des ressources et les partenariats ;
  • Les SOP fourniront également des étapes clés dans le flux de travail pour relier les projets, les achats, les RH et les finances dans l'esprit d'une approche d'exécution liée et harmonisée afin d'informer un ensemble intégré d'orientations claires, précises et uniformes à l'interne sur les programmes, les services d’entreprises ; et
  • Le cas échéant, (les SOP doivent) identifier et recommander les changements de procédures critiques qui aident le Secrétariat de la CEEAC à réduire les coûts de transactions et à permettre la normalisation, l'efficacité, la transparence, la responsabilisation et l'établissement de rapports.

COMPÉTENCES

Le consultant doit être un organisme ou une entreprise de bonne réputation ayant des antécédents dans des domaines similaires. Les personnes désignées par l'entreprise/l'organisation pour les services de consultation doivent posséder des compétences et des capacités de haut niveau, notamment :

  • au moins une maîtrise avec spécialisation en développement organisationnel et/ou dans des domaines connexes ;
  • dix à quinze ans d'expérience dans le domaine du développement organisationnel et de l'expertise en gestion du changement ;
  • des connaissances, compétences et vaste expérience dans la gestion du cycle de projets, l'élaboration de SOP et les systèmes de gestion du rendement ;
  • expérience concrète dans l'application de l'environnement ERP SAP ;
  • expérience des programmes de développement internationaux et régionaux ;
  • excellentes aptitudes en communication, facilitation, rédaction, révision et présentation ;
  • connaissance approfondie de la législation en vigueur et des meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines, des finances et de l'administration. 

La connaissance des tendances et des meilleures pratiques à l'échelle continentale et internationale et des questions de développement serait un avantage supplémentaire.

CALENDRIER DE PRODUCTION DES RAPPORTS ET PRODUITS LIVRABLES

Le consultant rendra compte au chef de la Division du renforcement des capacités de l'AUDA-NEPAD. De plus, le consultant doit fournir les produits/rapports suivants :

  • Rapport de démarrage : Soumis une semaine après le début de la mission ;
  • Soumission du projet de rapport des SOP dans les deux mois suivant le début de la mission ;
  • Projet final à soumettre deux semaines avant la fin du contrat.

Tous les projets de rapport et les rapports finaux doivent être soumis en version Word, tant en version électronique qu'en version papier. La version finale approuvée des SOP doit être éditée/publiée et imprimée à 500 exemplaires en anglais et en français.

Le dernier délai de réception des offres est fixé au 15 mars 2019 a 24H00, les Dossiers doivent parvenir à la l'adresse suivante : CEEAC BP: 2112 Libreville Gabon. DPBARH/Service des Programmes et Projets, ou envoyer aux adresses suivantes: Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.et Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.